אפשר לנהל כמה בני משפחה במסגרת אותה נסיעה ב-Visit Japan Web, אבל כל נוסע חייב להישאר משויך לפרטים האישיים ולדרכון שלו. הטיסה והלינה עשויות להיות משותפות, אך השם, מספר הדרכון, תאריך הלידה ונתוני הזיהוי צריכים להיבדק בנפרד עבור כל מבוגר וילד.
הטעות הנפוצה ברישום משפחתי אינה בהכרח שדה חסר, אלא פרט נכון ששויך לאדם הלא נכון. לכן כדאי לארגן את המידע לפי נוסע לפני שמתחילים, ולהשלים בדיקה מלאה של אדם אחד לפני שעוברים לבן המשפחה הבא. משפחות שמעדיפות להעביר את ניהול כמה הדרכונים והמילוי לגורם מקצועי יכולות לעבור אל שירות מילוי Visit Japan Web ליפן | AidAir.
מה משותף לכל המשפחה ומה חייב להישאר נפרד?
בנסיעה משפחתית יש מידע שחוזר אצל כמה נוסעים, לצד נתונים שאסור להעתיק אוטומטית. ההפרדה הזו היא הבסיס למילוי נכון.
| מידע שעשוי להיות משותף | מידע שחייב להיבדק לכל נוסע |
|---|---|
| מסלול הטיסה המשותף | השם המדויק כפי שמופיע בדרכון |
| מקום הלינה המשפחתי | מספר הדרכון ותוקפו |
| מועדי ההגעה כאשר כולם טסים יחד | תאריך הלידה ופרטי הזיהוי |
| פרטי נסיעה כלליים | התאמת האדם לדרכון ולנתוני הנסיעה |
גם כאשר כולם טסים באותו מסלול וישנים באותו מלון, אין להניח שכל יתר הנתונים זהים. כל נוסע נשאר רשומה נפרדת בתוך המסגרת המשפחתית.
איך כדאי להכין את הדרכונים לפני תחילת המילוי?
הדרך הבטוחה ביותר לנהל כמה נוסעים היא ליצור סט מידע נפרד לכל אדם. אפשר לסדר את הדרכונים לפי סדר קבוע ולשמור ליד כל אחד את פרטי הנסיעה הרלוונטיים לו.
- התחילו באחד ההורים והשלימו את כל פרטיו.
- עברו להורה השני רק לאחר שסיימתם את הבדיקה הראשונה.
- רכזו כל דרכון של ילד בנפרד ואל תסתמכו על נתונים שכבר הוזנו לאח או להורה.
- בדקו בכל מעבר בין נוסעים שהדרכון הפתוח מולכם שייך לאדם שמופיע במערכת.
- סמנו לעצמכם מי כבר הושלם ומי עדיין דורש בדיקה.
ברישום משפחתי עדיף לעבוד לפי אדם ולא לפי סוג שדה: לסיים נוסע אחד במלואו לפני שמעתיקים מידע משותף לנוסע הבא.
איך מוסיפים ילדים ובני משפחה לנסיעה?
בעת ניהול נסיעה משפחתית, מוסיפים את בני המשפחה למסגרת הנסיעה ומזינים לכל אחד את פרטיו האישיים. ילד אינו נספח אוטומטי לרישום של אחד ההורים; יש לו שם, תאריך לידה ודרכון שצריכים להיות משויכים אליו.
בעת הזנת ילד, בדקו במיוחד:
- שהשם הועתק מהדרכון של הילד ולא מהזמנת הטיסה בלבד.
- שמספר הדרכון ותאריכיו שייכים לילד הנכון.
- שלא נבחר בטעות פרופיל של אח או של אחד ההורים.
- שפרטי הטיסה והלינה המשותפים אכן מתאימים גם לילד.
כאשר יש כמה ילדים, מומלץ לעבוד באותו סדר שבו הדרכונים מונחים לפניכם. כך קל יותר למנוע החלפה בין שמות דומים, תאריכי לידה ומספרי מסמכים.
מה עושים כשלא כל בני המשפחה טסים בדיוק באותו מסלול?
אין להעתיק פרטי טיסה או לינה לכל בני המשפחה רק משום שהם חלק מאותה נסיעה. אם אחד הנוסעים מגיע בטיסה אחרת, מצטרף מאוחר יותר, עוזב מוקדם יותר או לן במקום שונה, יש לבדוק את הנתונים המתאימים עבורו בנפרד.
במצב כזה כדאי לחלק את המידע לשתי שכבות:
- פרטים משותפים: מידע שאכן זהה לכל בני המשפחה.
- חריגים לפי נוסע: כל הבדל בטיסה, במועד ההגעה, בלינה או במסלול.
העתקה אוטומטית חוסכת זמן רק כאשר הנתון באמת זהה. כאשר יש ספק, עדיף להשוות למסמך של הנוסע המסוים ולא להסתמך על ההזמנה המשפחתית הכללית.
איך מבצעים בדיקה משפחתית לפני ההשלמה?
הבדיקה הסופית צריכה להתבצע לפי נוסע, ולא באמצעות מעבר אחד על כל השמות ולאחר מכן מעבר נפרד על כל הדרכונים. לכל בן משפחה כדאי לבצע בדיקה רציפה:
- להשוות את השם לפרטי הדרכון.
- לבדוק את מספר הדרכון והתאריכים.
- לוודא שהטיסה משויכת לנוסע הנכון.
- לוודא שפרטי הלינה מתאימים למסלול שלו.
- לבדוק שלא הועתק מידע מאח, מהורה או מבקשה אחרת.
רק לאחר שאדם אחד נבדק במלואו עוברים לבא אחריו. כך קל יותר לזהות בדיוק היכן נמצאת אי התאמה ולתקן אותה בלי לפתוח מחדש את כל הרישום המשפחתי.
מתי סיוע מקצועי יכול להיות שימושי למשפחה?
מילוי עצמאי יכול להתאים למשפחה קטנה שבה כל הנוסעים חולקים את אותו מסלול וכל הדרכונים וההזמנות מסודרים. ככל שיש יותר נוסעים, ילדים, דרכונים, טיסות שונות או שינויים בהזמנות, עולה הצורך בניהול קפדני של השיוכים.
AidAir מסייעת בריכוז פרטי בני המשפחה, בבדיקת החוסרים ובהתאמת כל נוסע למסמכים ולנתוני הנסיעה על בסיס המידע שנמסר. החברה היא גורם שירות פרטי ואינה רשות ממשלתית או גוף שמחליט על הכניסה ליפן.
אם אתם מנהלים כמה דרכונים ומעדיפים שלא לבצע לבד את ההזנה והבדיקה, עברו אל שירות מילוי Visit Japan Web ליפן | AidAir והתחילו בקשה עבור בני המשפחה.
לאחר השלמת הרישום, חשוב לוודא שגם התוצרים הדיגיטליים משויכים לנוסעים הנכונים. מידע ממוקד על השלב הזה נמצא בעמוד קוד QR של Visit Japan Web: איפה מוצאים ואיך משתמשים.
