תהליך הבקשה ב-Aid-Air מתחיל בבחירת היעד והשירות, ממשיך במסירת פרטים ומסמכים בעברית ובדיקתם, ולאחר מכן בהגשה לרשות המתאימה בהתאם לסוג השירות. אם חסר מידע נבקש להשלים אותו. הרשות המוסמכת, ולא Aid-Air, מחליטה אם להנפיק ויזה או אישור כניסה; משך הטיפול עשוי להשתנות בין מדינות ובקשות.
שלב 1: בוחרים את יעד הנסיעה והשירות המתאים
לפני שמתחילים בודקים מהו מסמך הכניסה הנדרש בהתאם ליעד, לאזרחות, למטרת הנסיעה ולמאפייני הביקור. אישור כניסה אלקטרוני, ויזה אלקטרונית וויזה שמחייבת טיפול קונסולרי אינם אותו מוצר. בעמוד השירות הרלוונטי ניתן לראות מה נדרש לבקשה ולאיזה מסלול פונים.
שלב 2: ממלאים פרטים ומעלים מסמכים
הלקוח ממלא את הפרטים המבוקשים בטופס בעברית ומצרף צילום דרכון ומסמכים נוספים ככל שנדרשים במסלול שנבחר. חשוב להעתיק שמות, מספר דרכון ותאריכים בדיוק מן המסמך, ולמסור פרטים נכונים על מטרת הנסיעה. בחלק מהבקשות יידרשו גם פרטי טיסה, לינה, תמונה או מסמכים תומכים; הרשימה משתנה לפי השירות.
שלב 3: בדיקות ואימות לפני ההגשה
המערכת והצוות בודקים שלמות, עקביות וקריאות של הפרטים והמסמכים, בהתאם לסוג הבקשה. למשל, אי־התאמה בין שם בדרכון לבין טופס הבקשה או קובץ לא קריא עלולים להצריך תיקון. בדיקה מקדימה נועדה לצמצם שגיאות שניתן לזהות מראש, אך אינה מבטיחה קבלה או אישור.
אם מתגלה חוסר, נבקש מהלקוח תשובה או קובץ מעודכן. הטיפול לא תמיד מתקדם ברצף: לפעמים הוא ממתין לפעולה מצד הלקוח. לכן כדאי להישאר זמינים ולעקוב אחר ההודעות.
שלב 4: הגשה בהתאם למסלול השירות
לאחר שהמידע הדרוש הושלם ונבדק, Aid-Air מטפלת בהעברת הבקשה במסלול הרלוונטי לשירות שנבחר. לא בכל יעד התהליך זהה: יש מסלולים מקוונים, ויש הליכים שדורשים פעולות נוספות, מסמכים מקוריים או התייצבות. ההגשה עצמה אינה שקולה לאישור; לעיתים הרשות מבקשת מידע נוסף.
שלב 5: מעקב אחר התשובה והעברת האישור
עם קבלת עדכון או החלטה מן הגורם המוסמך, התוצאה נמסרת בהתאם לתהליך השירות. אם הונפק אישור אלקטרוני, חשוב לבדוק שהפרטים בו תואמים לדרכון ולהנחיות המסע ולשמור עותק זמין. גם אישור שהונפק אינו מבטיח כניסה סופית למדינה: החלטת הכניסה יכולה להיבדק בגבול.
מה באחריותכם, ומה באחריות Aid-Air?
- באחריות הלקוח: למסור נתונים מלאים ואמיתיים, להעלות מסמכים תקינים, להשיב להשלמות בזמן ולוודא התאמה בין מסמכי הנסיעה.
- באחריות Aid-Air: לסייע במילוי ובהכנת הבקשה, לבדוק נתונים לפי השירות ולטפל בהעברה ובהודעות תהליך ככל שהמסלול מאפשר.
- באחריות הרשות המוסמכת: לבחון את הבקשה, לקבוע תנאים, לדרוש מסמכים נוספים ולהחליט אם לאשר אותה.
מתי כדאי להתחיל?
מומלץ לבחור שירות ולבדוק את תנאי ההגשה לפני שרוכשים כרטיסים שאינם ניתנים לשינוי. זמני עיבוד, דרישות ותנאים עשויים להשתנות לפי מדינה, עומס ומאפייני תיק. אפשר להתחיל בבחירת היעד והשירות המתאים באתר Aid-Air; הצוות יוכל לציין מה נדרש למסלול שנבחר. Aid-Air היא חברה פרטית ואינה שגרירות או רשות ממשלתית.
